Il est rappelé que dans le cadre de la loi ELAN et plus particulièrement de l’ordonnance du 30 octobre 2019 n° 2019-1101, dont les dispositions sont entrées en vigueur le 1er juin 2020, plusieurs mesures ont été prises afin de faciliter la prise de décision en assemblée générale.
L’une d’elle concerne le vote à distance par voie de formulaire : article 17-1 A
Lorsque le copropriétaire ne souhaite/peut pas être présent lors de l’assemblée générale, il pourra envoyer au syndic son formulaire de vote par correspondance.
« Les copropriétaires peuvent, par ailleurs, voter par correspondance avant la tenue de l’assemblée générale, au moyen d’un formulaire établi conformément à un modèle fixé par arrêté. Si la résolution objet du vote par correspondance est amendée en cours d’assemblée générale, le votant par correspondance ayant voté favorablement est assimilé à un copropriétaire défaillant pour cette résolution.
« Les conditions d’identification des copropriétaires usant de moyens de communication électronique pour participer à l’assemblée générale et les modalités de remise au syndic du formulaire de vote par correspondance sont définies par décret en Conseil d’Etat. »
Le décret du 29 octobre 2020 interdisant les déplacements ne prévoit pas de dérogation pour assister à une assemblée générale de copropriété.
L’ordonnance du 20 mai 2020 qui modifie l’ordonnance n° 2020-304 portant adaptation notamment des règles applicables aux contrats de syndic de copropriété, complétée par le décret du 2 juillet 2020, permet aux syndics de copropriété d’organiser des assemblées générales dématérialisées ainsi que des votes par correspondance.
Jusqu’au 30 janvier 2021 et à sa discrétion, le syndic pourra décider de tenir l’assemblée générale par visioconférence ou par vote par correspondance.
En cas d’assemblée en visioconférence, les copropriétaires qui n’ont pas accès à un tel système pourront voter par correspondance au moyen d’un formulaire.
Si le syndic fait le choix d’une assemblée générale se tenant uniquement par correspondance : le modèle de formulaire de vote par correspondance est déterminé par l’arrêté du 2 juillet 2020 ; ledit formulaire doit impérativement être joint à la convocation.
Le formulaire doit être réceptionné par le syndic au plus tard trois jours francs avant la date de l’assemblée générale.
Ledit formulaire de vote sera écarté lorsque le copropriétaire participe finalement à l’assemblée générale ou s’y fait représenter.
Le président du conseil syndical ou l’un de ses membres assurera le rôle du président de séance et signera le procès-verbal dans les huit jours suivant la tenue de l’assemblée.
La feuille de présence doit indiquer les coordonnées des copropriétaires ayant voté par correspondance et mentionner la date de réception du formulaire par le syndic.
S’agissant des contrats de syndic, rappelons que l’état d’urgence sanitaire a été déclaré jusqu’au 10 juillet 2020.
Le contrat de syndic expiré entre le 12 mars 2020 et le 23 juillet 2020, est renouvelé jusqu’à la tenue de la prochaine assemblée générale des copropriétaires qui devra intervenir au plus tard le 31 janvier 2021 (ordonnance n° 2020-595 du 20 mai 2020).
Les copropriétés qui ont signé un contrat avec un syndic dont le mandat a expiré avant le 12 mars 2020 ou après le 23 juillet 2020 ne sont pas concernés par ces dispositions.
