Il est rappelé que dans le cadre de la loi ELAN et plus particulièrement de l’ordonnance du 30 octobre 2019 n° 2019-1101, dont les dispositions sont entrées en vigueur le 1er juin 2020, plusieurs mesures ont été prises afin de faciliter la prise de décision en assemblée générale.
L’une d’elle concerne le vote à distance par voie de formulaire : article 17-1 A
Cette mesure a pour but de lutter contre l’absentéisme en assemblée générale mais également permet de faire face à la crise sanitaire actuelle.
Lorsque le copropriétaire ne souhaite/peut pas être présent lors de l’assemblée générale, il pourra envoyer au syndic son formulaire de vote par correspondance.
« Les copropriétaires peuvent, par ailleurs, voter par correspondance avant la tenue de l’assemblée générale, au moyen d’un formulaire établi conformément à un modèle fixé par arrêté. Si la résolution objet du vote par correspondance est amendée en cours d’assemblée générale, le votant par correspondance ayant voté favorablement est assimilé à un copropriétaire défaillant pour cette résolution.
« Les conditions d’identification des copropriétaires usant de moyens de communication électronique pour participer à l’assemblée générale et les modalités de remise au syndic du formulaire de vote par correspondance sont définies par décret en Conseil d’Etat. »
L’ordonnance du 20 mai 2020 qui modifie l’ordonnance n° 2020-304 portant adaptation notamment des règles applicables aux contrats de syndic de copropriété, complétée par le décret d’application et l’arrêté fixant le formulaire type des 2 juillet 2020, permet aux syndics de copropriété d’organiser des assemblées générales dématérialisées ainsi que des votes par correspondance.
L’arrêté fixe le modèle de formulaire et précise que ce formulaire type peut être complété sans qu’aucune des mentions du modèle type puisse être supprimée.
Ces dispositions sont entrées en vigueur dès le 4 juillet 2020.
Jusqu’au 1er avril 2021 et à sa discrétion, le syndic pourra décider de tenir l’assemblée générale par visioconférence ou par vote par correspondance.
En cas d’assemblée en visioconférence, les copropriétaires qui n’ont pas accès à un tel système pourront voter par correspondance au moyen d’un formulaire.
Si le syndic fait le choix d’une assemblée générale se tenant uniquement par correspondance : le modèle de formulaire de vote par correspondance est déterminé par l’arrêté du 2 juillet 2020 ; ledit formulaire doit impérativement être joint à la convocation. A défaut, l’assemblée pourra être annulée.
Le formulaire doit être signé par le copropriétaire et paraphé sur chaque page. A défaut, le syndic pourrait être en droit d’écarter la ou les pages non paraphées/signées.
Il doit être réceptionné par le syndic au plus tard trois jours francs avant la date de l’assemblée générale.
Ledit formulaire de vote sera écarté lorsque le copropriétaire participe finalement à l’assemblée générale ou s’y fait représenter (article 14-1 du décret du 17 mars 1967).
Le président du conseil syndical ou l’un de ses membres assurera le rôle du président de séance et signera le procès-verbal dans les huit jours suivant la tenue de l’assemblée.
La feuille de présence doit indiquer les coordonnées des copropriétaires ayant voté par correspondance et mentionner la date de réception du formulaire par le syndic.
Il convient de rappeler que la tenue d’une assemblée générale uniquement par le biais du vote par correspondance n’est que subsidiaire.
L’article 22-2 de l’ordonnance n°2020-304 prévoit ainsi :
« par dérogation aux dispositions de l’article 17 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée, lorsque le recours à la visioconférence ou à tout autre moyen de communication électronique n’est pas possible, le syndic peut prévoir que les décisions du syndicat des copropriétaires sont prises au seul moyen du vote par correspondance ».
Le syndic doit en conséquence préciser les raisons pour lesquelles le recours la visioconférence ou à tout autre moyen de communication électronique n’est pas possible.
En pratique, de nombreuses difficultés surgissent pour les assemblées générales tenues uniquement au moyen d’un vote par correspondance. En voici quelques-unes.
Quid des actes de candidature du(es) scrutateurs), membres du conseil syndical, secrétaire de séance ?
Il est conseillé aux syndics de poser la question au préalable aux copropriétaires en fixant un délai de réponse. Le formulaire pourra alors prévoir une mise au vote.
Comment voter le second tour dans le cadre des passerelles sans avoir connaissance du résultat du 1er tour ? étant précisé que le second vote n’est plus facultatif mais une obligation légale
Comment appréhender les ratures, contradictions, omissions d’un vote dans les formulaires ?
Si le copropriétaire n’a rien coché, il pourra être considéré comme absent au moment du vote ou abstentionniste. La première solution est préférable puisque le copropriétaire conservera sa faculté de contestation.
Quid des travaux ? il est conseillé de prévoir autant de questions que de devis proposés.
Les résolutions importantes, lourdes de conséquence, doivent être détaillées, motivées et précises.
La visioconférence est dans ce cas une bonne option.
L’exploitation des résultats des formulaires de vote implique dans ce cas un travail préparatoire pour le syndic pour ne pas ralentir et perturber le bon déroulement de l’assemblée générale.
La sécurité juridique des assemblées est mise à rude épreuve.
Le contentieux des contestations des assemblées générales devrait sans aucun doute exploser.
La jurisprudence nous donnera des premiers éléments de réponse. Quoi qu’il en soit et pour éviter le risque de contentieux, le syndic devra impérativement élaborer l’ordre du jour en associant et concertant le conseil syndical.
